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技術(shù)文章

轉(zhuǎn)接電話的禮儀

閱讀:210          發(fā)布時間:2014-5-30

一、轉(zhuǎn)接拿著話筒和放下話筒一個樣
        很多人在拿著話筒時,通常會比較注意自己的語言,會說“您找哪位?請您稍等。”放下找人時,往往忘了對方也能聽見,變得隨心所欲,變成了“是個男的”,或者說“一個有外地口音的人”,“一個聲音挺嬌的小姑娘”。當(dāng)對方在里聽到這些形容方式時,會感到不愉快。因此轉(zhuǎn)接時,要同樣用客氣的方式叫人,或者應(yīng)該用手捂上話筒,注意隔音。
        二、做好記錄
        如果對方要找的人不在,要盡量做好記錄工作。記錄內(nèi)容包括什么人、什么時間打的、大概是要說什么事(如果對方不愿意不必強問)、對方有什么要求(一看到字條馬上回,還是晚上再打等)。通常很多人在轉(zhuǎn)接時不予記錄或者記錄得非常簡單,只有一個姓和一個,這樣對方要找的人工作繁忙的話,這種可能得不到及時回復(fù)。
        三、確認(rèn)對方姓名身份盡量用褒義詞語
        替人轉(zhuǎn)接,確認(rèn)對方姓名時,盡量要用褒義詞語。不要脫口而出,用習(xí)慣用語去確認(rèn)對方的姓名。比如“您姓孫,是孫子的孫嗎?”“您姓冷,是冷淡的冷嗎?”諸如此類,讓對方聽了感到不快。其實可以改成“是孫子兵法的孫嗎?”“是冷熱的冷嗎?”在記錄對方時,則一定要重復(fù),以免記錯。
四、未經(jīng)要接者同意不要輕易將告訴對方
轉(zhuǎn)接時,如果來電者要找的人不在,對方詢問時,轉(zhuǎn)接者一定要經(jīng)過要接者同意才能把告訴對方。否則可能嚴(yán)重干擾到要接者的工作或生活。
         五、講究口德不亂傳閑話
         如果轉(zhuǎn)接到了一個敏感人物的,比如大家懷疑某某跟某某有特殊關(guān)系,恰好某某打找某某時被你接到了,這種時候千萬不要捕風(fēng)捉影,不要去轉(zhuǎn)告第三人“誰給誰來了”,更不能在旁邊偷聽對方的內(nèi)容。不論是緋聞還是面對關(guān)系過于緊密的上下級,接者都不能妄自猜測,隨意傳播。隨意猜測傳播嚴(yán)重破壞了正常的人際關(guān)系。
 

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